Na czym dokładnie polega organizacja konferencji? Organizacja konferencji jest zdecydowanie trudniejszym zadaniem niż mogłoby się wydawać nawet najlepszym organizatorom różnego rodzaju eventów. Należy mieć świadomość, że o sukcesie danego przedsięwzięcia może decydować nawet najmniejszy szczegół. Jakie aspekty należy zatem uwzględnić, by organizacja konferencji stała na najwyższym możliwym poziomie? Na jakie kwestie koniecznie trzeba zwrócić szczególną uwagę?
Stworzenie koncepcji
Warto zdawać sobie sprawę, że konferencja jest to szczególny rodzaj spotkania, jej organizację koniecznie trzeba zatem zacząć od bardzo drobiazgowego przemyślenia całej koncepcji. Organizator tego typu przedsięwzięcia powinien przede wszystkim wiedzieć w jakim celu, a także dla kogo dokładnie jest ono organizowane. Temat spotkania musi być zatem nie tylko atrakcyjny, musi również odpowiadać na aktualne potrzeby rynkowe. Tematyka będzie bowiem decydowała o tym jacy prelegenci zostaną zaproszeni. Jak wiadomo uczestniczenie w konferencji bardzo znanych prelegentów w pozytywny sposób będzie oddziaływało na ilość gości. Warto również zdawać sobie sprawę, że tematyka będzie miała wpływ na profil gości. W przypadku, gdy zatem grupą docelową będą osoby związane z branżą motoryzacyjną konieczne będzie poszukiwanie najbardziej nowoczesnego centrum konferencyjnego, które będzie charakteryzowało się odpowiednio dużą powierzchnią. W ten sposób możliwe będzie zorganizowanie właściwej promocji produktów czy nowego modelu samochodu.
Traktowanie konferencji jak biznes
Jak wiadomo biznes musi być przede wszystkim opłacalny. Najbardziej istotnym elementem każdej konferencji powinien być zatem budżet, który będzie w stanie zdeterminować nie tylko jakość usług, ale również dalsze działania. Organizator konferencji powinien zatem w pierwszej kolejności bardzo dokładnie zastanowić się nad stałymi kosztami wydarzenia. Przykładem mogą być catering, noclegi czy honorarium prelegentów. Istotne znaczenie będą miały również koszty zmienne.
Świetnym rozwiązaniem jest także szukanie dodatkowego wsparcia finansowego. Oczywiście w zależności od rodzaju imprezy mogą to być sponsorzy, którzy będą związani z daną branżą. Konferencja może być dla takich firm znakomitą reklamą. W jaki sposób możliwe będzie obniżenie kosztów, jeżeli nie będzie możliwe dodatkowe wsparcie? Rekomendowane jest przede wszystkim negocjowanie ceny z poszczególnymi podwykonawcami. Warto zatem zebrać jak największą możliwą liczbę ofert w celu porównania ich ze sobą. Organizator może nawet zaoszczędzić na danej konferencji poprzez elastyczne podejście do terminu spotkania.
Doskonałym logistycznym i nowatorskim rozwiązaniem będzie stworzenie aplikacji mobilnej, która będzie w stanie pozwolić uczestnikom nie tylko się zarejestrować, ale również sprawdzić program czy biografie prelegentów. Sposób jest zdecydowanie bardziej skuteczny w porównaniu do drukowania ulotek z dokładnym programem.
Znalezienie najlepszej lokalizacji
Organizacja konferencji musi uwzględnić również wybranie odpowiedniego miejsca. Należy zdawać sobie bowiem sprawę, że poza standardem obiektu czy jego wyglądem, konieczne jest uwzględnienie możliwości dojazdu oraz zadbanie o odpowiednią liczbę miejsc parkingowych. Ponadto do elementów, które oddziałują na ocenę danego spotkania należy koniecznie zaliczyć lokalizację, catering czy pomieszczenia, w których odbędzie się dana konferencja.
Warto podkreślić, że bardzo często klienci sami wskazują region czy miejsce, w którym powinno zostać zorganizowane dane wydarzenie. Obiekty mogą być zatem zlokalizowane nie tylko i wyłącznie w centrach poszczególnych miast, ale również w okolicach atrakcji turystycznych czy lotnisk. Świetnym rozwiązaniem będą także obiekty, gdzie będzie możliwe zorganizowanie konferencji na świeżym powietrzu.
Organizacja konferencji musi także koniecznie uwzględniać funkcjonalną infrastrukturę danego obiektu. Pozwoli to bowiem na wybraną aranżację albo zamianę układu sali, oświetlenia czy nagłośnienia. Koniecznie jest również zwrócenie bardzo szczególnej uwagi ma dostępność czy ilość gniazd prądu czy przestrzeni na garderobę gości, prelegentów.
Nie można zapomnieć, że standardem w przypadku obiektów, w których będzie organizowana konferencja będą usługi multimedialne czy wyposażenie audiowizualne. Rekomendowane jest również bardzo dokładne sprawdzenie jaki sprzęt będzie do dyspozycji w cenie wynajmu danego obiektu. bardzo często zdarza się bowiem, że niezwykle atrakcyjny koszt wynajęcia sali wzrasta jeżeli zostaną dodane wszystkie opłaty, które będą związane np. z wynajęciem nagłośnienia.
Promocja
Organizacja konferencji musi także uwzględniać promocję. Zaplanowanie nawet najlepszej konferencji nie przyniesie spodziewanego rezultatu jeżeli zostanie o niej poinformowana bardzo mała liczba ludzi. Osoby odpowiedzialne za promocję wydarzenia powinny przede wszystkim wziąć pod uwagę gdzie się reklamować, a także jaką strategię przyjąć. Świetnym rozwiązaniem będzie informowanie mediów o tematyce danej konferencji, jej terminie czy zaproszonych prelegentach. Oczywiście podstawą powinna być profesjonalnie wykonana strona internetowa, gdzie będą znajdowały się wszystkie niezbędne informacje. Trzeba je oczywiście aktualizować na bieżąco. Organizatorzy powinni cały czas zastanawiać się w jaki sposób możliwe jest dotarcie do potencjalnej grupy odbiorców. Koniecznie trzeba zadbać o bazę mailingową.
